Tietosuojaseloste

päivitetty 1.10.2023

 

  1. Rekisterin nimi

Hämeenlinnan fysioterapia ja hieronta Oy:n  asiakastietorekisteri

  1. Rekisterinpitäjä

Hämeenlinnan fysioterapia ja hieronta Oy.  Tässä selosteessa käytetään aputoiminimeä Hämeenlinnan fysioterapia

Palokunnankatu 17,  13100 Hämeenlinna

  1. Rekisterin yhteyshenkilö

Marika Rantanen, p.  040 5085261

marika.rantanen@hmlfysioterapia.fi

  1. Tietosuojavastaava

Marika Rantanen, p. 040 5085261

marika.rantanen@hmlfysioterapia.fi

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakasrekisterimme tarkoitus on kerätä asiakkaan hoitosuhteen vaatimat perustiedot, tehdä käyntikohtaiset kirjaukset, hoitopalautteet, laskutus, tilastointi, tiedon arkistointi.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan asiakkaiden etu- ja sukunimi, syntymäaika, postiosoite, sähköposti, puhelinnumero, ammatti, asiakkaan nimeämä yhteyshenkilö, huoltaja (alaikäisen kohdalla), mahdollinen edunvalvoja, asiakkaan hoitoon hakeutumisen syyt, palvelutapahtuman tiedot: terapeutin toteuttamat tutkimukset, diagnoosit, toteutunut hoito, jatkosuunnitelma, yhteydenotot, asiakkaan antama palaute hoidosta/terapiajaksosta.

7.Säännönmukaiset tiedonlähteet

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Sen lisäksi voimme kerätä tietojasi esimerkiksi seuraavista lähteistä ja seuraavilla tavoilla:

– palvelun tilaajalta saadut tiedot

– joissain tapauksissa asiakkaan vakuutusyhtiö tai työnantaja

– asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamat tiedot

– asiakkaan suostumuksella toiselta terveydenhuollon toimintayksiköltä hankitut tiedot

– tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot, henkilökunnan kirjaamat tiedot

– alaikäisen asiakkaan ollessa kyseessä henkilötietoja voidaan saada myös asiakkaan huoltajilta

– viranomaislähteistä saadut tiedot

– asiakkaan itsensä ilmoittamat tiedot kumppaneille

 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Hämeenlinnan fysioterapia ei voi lähtökohtaisesti luovuttaa potilastietoja muutoin kuin luovutusluvan perusteella tai lain nimenomaisella säännöksellä.

Hämeenlinnan fysioterapia voi luovuttaa henkilötietoja lakisääteisiltä osin seuraaville tahoille:

– Kanta – Potilastiedon arkisto

Hämeenlinnan fysioterapia arkistoi asiakastietolain perusteella terveydenhuollon ammattihenkilön kirjaaman jatkuvan potilaskertomuksen Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon. Asiakkaamme voivat tarkastella Potilastiedon arkistoon tallennettuja henkilötietojaan Omakanta-palvelussa, jonne on mahdollista kirjautua kanta.fi -sivuston kautta.

– Ostopalvelusopimuksen perusteella yritykselle tai yhtiölle, joka maksaa käytetyn palvelun.

Luovutettavat tiedot rajoittuvat laskutuksen oikeellisuuden tarkistamiseksi jotka Hämeenlinnan fysioterapia toimittaa laskun liitteenä. Tällaisia tietoja ovat tiedot siitä, ketä on hoidettu, mitä toimenpiteitä on tehty ja paljonko ne ovat maksaneet.

– Muut lakisääteiset luovutukset vakuutusyhtiöille sekä muihin terveydenhuollon yksikköihin

Lähtökohtaisesti emme voi potilaslain perusteella luovuttaa tietoja ilman nimenomaista lain säännöstä tai potilaan luovutusta. Potilaslaissa on kuitenkin joitain poikkeuksia, joiden perusteella tietoja voi luovuttaa ilman luovutuslupaa.

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Henkilötietojen säilytysaika ja säilytysajan määrittämisen kriteerit

Noudatamme voimassa olevaa lainsäädäntöä asiakasrekisteriin tallennettujen tietojen säilytysaikaa koskien. Potilastietojen säilytysaika määräytyy potilasasiakirja-asetuksen perusteella. Suurinta osaa potilastiedoista on säilytettävä 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet ja rekisterin säilytyspaikka

Hämeenlinnan fysioterapia ja hieronta Oy käyttää asianmukaisia teknisiä, fyysisiä ja hallinnollisia turvatoimia varmistaakseen käsittelemiensä henkilötietojen turvallisuuden ja estääkseen väärinkäytökset. Tällaisia turvatoimia ovat muun muassa tietoturvaverkkojen suojaaminen ja tietoliikenteen kontrollointi, virus- ja haittaohjelmien torjunta, henkilökunnalle osoitettujen henkilökohtaisten käyttöoikeuksien hallinnointi ja valvonta sekä lokitietojen kerääminen ja lukittavien säilytystilojen käyttäminen.

Hämeenlinnan fysioterapian toiminnan puitteissa asiakastietoja käsittelevät ainoastaan asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat terveydenhuollon ammattihenkilöt sekä avustavissa tehtävissä toimivat henkilöt ainoastaan tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja Hämeenlinnan fysioterapian henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.

Hämeenlinnan fysioterapian henkilökunnalle, ammatinharjoittajille ja kumppaneille on annettu tietosuojaa ja tietoturvaa koskeva ohjeistus, ja heidät on koulutettu henkilötietojen lailliseen ja turvalliseen käsittelyyn. Hämeenlinnan fysioterapia ylläpitää henkilökuntansa tietosuoja- ja tietoturvaosaamista käsittelemällä asiaa säännöllisesti sisäisissä palavereissa ja koulutuksissa.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle. Hämeenlinnan fysioterapia toimittaa jäljennöksen tiedoista kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista rekisteristä, jos niitä on käsitelty lainvastaisesti tai niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne kerättiin.

Asiakkaalla on oikeus vaatia rekisteriin tallennetun virheellisen tiedon korjaamista. Korjausvaatimuksen voi esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle.

Hämeenlinnan fysioterapia on nimittänyt potilasasiamiehen, joka antaa tietoa potilaalle tämän oikeuksista ja toimii potilaan oikeuksien edistämiseksi. Potilasasiamiehen tehtävänä on

-neuvoa potilaita potilaan asemaan ja oikeuksiin liittyvissä asioissa

-avustaa potilasta muistutusten ja potilasvahinkoilmoitusten tekemisessä sekä mahdollisten kurinpito- ja oikeustoimien vireille panemisessa

-tiedottaa potilaan oikeuksista, sekä toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi.

 

Hämeenlinnan fysioterapian potilasasiamies on

Ismo Saarinen

Asianajotoimisto Ismo Saarinen Ky

Nuijamiestentie 5b 00400 Helsinki

ismo.saarinen@saarinenlaw.fi

puh. (+358) 0400 500 242